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【湖南 95万】长沙市开福区档案馆开福区档案馆馆藏档案数字化项目(2020))合同公告

字号+ 作者:admin 来源:中国档案数字化网 2020-09-15 我要评论

长沙市开福区档案馆开福区档案馆馆藏档案数字化项目(2020))合同公告 http://changs.ccgp-hunan.gov.cn/gp/showNotice.html?basicId=198075&articleType=2&basi

长沙市开福区档案馆开福区档案馆馆藏档案数字化项目(2020))合同公告
http://changs.ccgp-hunan.gov.cn/gp/showNotice.html?basicId=198075&articleType=2&basicArea=kaifu
2020-09-15 16:50:55.0
长沙市开福区档案馆开福区档案馆馆藏档案数字化项目(2020))合同公告
政府采购合同编号:KFCG-CS-202007200024-1

采购人(全称): 长沙市开福区档案馆 (甲方)
中标(成交)供应商(全称): 湖南乐华信息技术有限公司 (乙方)
为了保护甲、乙双方合法权益,根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国政府采购法》及其他有关法律、法规、规章,双方签订本合同协议书。采购人与中标(成交)供应商应当根据合同的约定依法履行合同义务。政府采购合同的履行、违约责任和解决争议的方法等适用《中华人民共和国合同法》。
1.项目管理信息
(1)采购方式: 竞争性磋商
(2)项目名称: 开福区档案馆馆藏档案数字化项目(2020))
(3)采购计划编号: KFCG-202007200024
2.合同标的及金额
序号 标的名称 政府采购品目 型号规格 数量单位 数量 总价(元)
1 馆藏档案数字化 图书馆和档案馆服务 1、婚姻档案整理(1965-1989年) 2、婚姻档案目录录入(1965-1989年) 3、公证档案整理 4、劳动调配档案整理 5、知青档案整理 6、档案数字化 项 1 959250
合计金额小写: 959250 元
合计金额大写:玖拾伍万玖仟贰佰伍拾元整


合同标的及金额明细:
序号
服务名称
品目
分类
计量
单位
具体要
求说明
单价(元)
数量
小计
政策功
能编码
备注
1
婚姻档案整理(1965-1989年)

综合税率8%,税费为896.00元。
28.00
400
¥11200.00
包所有材料以实结算
2
婚姻档案目录录入(1965-1989年)

综合税率8%,税费为504.00元。
0.45
14000
¥6300.00
包所有材料以实结算
3
公证档案整理

综合税率8%,税费为31500.00元。
15.00
26250
¥393750.00
包所有材料以实结算
4
劳动调配
档案整理

综合税率8%,税费为720.00元。
15.00
600
¥9000.00
包所有材料以实结算
5
知青档案整理

综合税率8%,税费为480.00元。
15.00
400
¥6000.00
包所有材料以实结算
6
档案数字化

综合税率8%,税费为42640.00元。
0.41
1300000
¥533000.00
包所有材料以实结算
7
合计
税额为76740.00元。
¥959250.00
3.履行期限及地点和方式
3.1 履行期限:
2020-09-10 —— 2020-12-31

3.2 履行地点:开福区政府机关大院二办南305室
3.3 履行方式:(合同的履行方式主要包括运输方式、交货方式等):
1、档案整理与数字化地点由采购方提供;
2、时间要求:合同签订后五个工作日内进场,项目完成于2020-12-31日前。

4.结算方式
4.1 资金支付方式:
第1次分期支付金额为287775元,所占总合同金额百分之30,说明:签订合同后支付合同总金额的30%。
第2次分期支付金额为623512.5元,所占总合同金额百分之65,说明:项目验收合格后支付合同总金额的65%。,该期为履约验收期
第3次分期支付金额为47962.5元,所占总合同金额百分之5,说明:余款5%在项目验收合格一年后7天内无息付清。
4.2 收款账户: 上海浦东发展银行长沙河西支行(湖南乐华信息技术有限公司:66100154700000597)
5.合同履约验收方式及要求:甲方在收到乙方交付的货物(服务)后按如下方式进行验收
5.1 验收程序
采用 简易程序验收
5.2 质量要求
十、质量控制方案
根据多年的项目生产管理经验,依据ISO9001-2008质量管理控制体系要求,在每一工作环节设置工作报表(根据环节不同,有不同的表格),及时通报报表,记录各种问题,并协调解决。具体质量控制体系如下:
n难点说明
档案整理与数字化加工是一项人为且批量生产的工作,需要经过严格的质检,但也不能保证百分百的正确或规范,因此在数字化加工项目中,对数字化成果质量保证提出高要求。
u解决方案
我司将会建立严格的质量检测体系,对加工完成的数据(图像质量、编目质量、著录质量、装订)进行认真负责的自检,当我司自检合格后,相关加工成果递交开福区档案馆验收。
审核整理完毕的档案
依照档案数字化前整理程序,逐一进行审核,分项目验收。
ü案卷分卷排序:卷号编制须100%正确。
ü编页:编页出现漏、重、跳号等错误;编页位置错误;书写页码过大过小,字迹难辨认。退回重做。
ü案卷标题:标题差错率不得高于1‰。①标题不能反映案卷内容。②时间换算错误或不够准确。③语法错误,文句不通顺。有上列情况之一的,均计错。退回重做。
ü卷内文件排序:同一份文件前后分开放置、文件附件夹在文件中间的,退回重做。计错。
ü重份档案的处理:大量重份档案未在备考表或目录中标明,退回重做。计错。
ü档案保护性处理:差错率不得高于1‰。有下列情况之一的,均计错。①锈变金属(如大头针、回形针)或以往利用过程中夹杂在卷(包、盒)内的非档案物等未能去除。②严重破损、霉坏等需裱糊的案卷未标明。退回重做。
ü包卷:将档案逐卷装入封皮,出现串卷、张冠李戴,退回重做。计错。
ü备考表:凡应填项出现空项,或未按标准填写,退回重做。计错。
ü著录秩序目录条目:根据每件档案的基本特征进行秩序目录条目的著录。著录内容包括:档号、标题、时间、实体状况(语种、页数、残破情况)。著录正确率为100%。有下列情况之一,均计错。①档号:未按整理方案要求书写。②标题:标题内容错漏(含错别字)。③时间:时间换算或书写错误。④档案实体状况:漏填或未按要求填写。
ü书写要求:备考表等有书写内容的,如书写字迹难以辨识、提醒后仍不改正的,退回整理者重做。计错。差错率不得高于1‰。
质量控制标准
ü档案整理的质量监督控制,以自检为主、复核抽查为辅的方式进行。
ü档案整理中排序、案卷号编制差错率不得超过0.1‰,凡超过者,按批次退回自查重做。
ü档案目录差错率不得超过1‰。凡超过者,按批次退回自查重做。
对于退回返工的档案,须在改正之后,重新提交送审。
图像质检流程
按档案扫描的质量要求对扫描生成的图像文件逐页进行检查,发现漏扫的要及时补扫,并按原档案次序将图像插入原位,对不符合质量要求的图像,要重新扫描后进行替换。图像质检的工作流程说明如下:
1.质检人员打开“数字化加工管理软件”,在任务步骤栏选择“图像质检”步骤。点击“任务获取”,在任务列表中按年份先后选取一条待处理任务,关闭任务列表。点击“刷新”按钮,双击任务记录,打开图片窗口。
2.质检人员确认任务列表中档号与封皮影像中档号一致,如不一致则登记《异常情况登记表——图像质检》,并报告值班主管,立即查明情况并处理。如果需要与档案原件核对,则填写《图像质检临时领卷单》,向周转库房管理员领取档案。
3.质检人员确认档号无误后,然后核对影像数量是否正确(需要一次性查明整卷情况,1张封皮+N张目录+最后页页码=本卷影像数)。
4.质检人员逐页翻看检查影像,右键点击卷内目录检查影像与条目对应情况,如果发现问题,则登记在《异常情况登记表——图像质检》中。
5.抽检完成后,如果质量合格填写《质量抽检验收单》,并填写《纸质档案扫描工作流程单》。
图像质检要点
在图像质检过程中,我们将以开福区档案馆的验收标准为准则,所以特别注意以下几点:
1.检查封面、案卷目录、总页数中的总页数是否相等。若不相等,则应记录在案,并将缺失的页数重新扫描。
2.检查每页图像的页码是否存在,没有漏失、不清晰、页码错误。若有漏扫、不清晰、没有页码或页码错误,则记录在案,进行相应处理。
3.检查扫描图像是否清晰,若原件模糊,则在图像下边正中打上“原件模糊”字样。若原件清晰,扫描不清晰,则记录在案,并重新扫描清晰件。
4.图像是否过大,若有超过的,则是扫描格式不正确,应进行转换,并记录在案。
5.去掉每页图像的黑边,杂点,使图像清晰,图像若歪斜,则进行纠偏处理。对不超过A4纸的图像,处理时应尽量按A4纸大小处理,不能按它们本身大小剪切。
6.在质检过程中发现其他问题,应立即报告值班主管。质检达到验收质量标准的,才能递交申请验收。
对扫描后的图像进行质检,以便保证扫描的质量,出现问题要及时处理。常见问题及处理情况如下:
l图像有杂点。档案有污染。找出档案,观察污染情况,可清除的污染物,进行清除;对档案涂改造成的字迹不清,决不可进行处理,按原档案扫描并做好记录。
l条码部分图像不清。条码印制质量不好。找出档案,调整亮度参数后重扫。对亮度过高造成的扫描后图像杂点进行处理,但决不可改变任何原有笔迹。对难以修正的档案,应立即报告开福区档案馆现场负责人处理并做好记录。
l图像有横向黑线。感光阵列有脏物。打开扫描仪,用酒精棉擦净,然后用风球吹干。将有黑线的图像删除,按最后一个图像的编号,找到后一张档案继续扫描。每扫一千张左右对扫描仪进行一次清洁。
l图像标题反向。档案放置反向。将反向档案找出,重扫并将原图像替换。
l图像部份内容反向。答题者写反。将档案找出,报告开福区档案馆现场负责人处理并做好记录。
l图像角部、黑边、档案折角(边)。若影响档案内容,找出档案整理折角后重扫;若不影响档案内容,则用擦涂工具进行清除。档案缺角(边)。若影响档案内容,找出档案报告开福区档案馆现场负责人处理并做好记录;若不影响档案内容,则用擦涂工具进行清除。
l图像中央有竖向黑线。进纸不正,注意夹紧进纸器档板。将黑线用擦涂工具进行清除。
l图像重影。将重影档案及后一张档案一并找出重扫,并将原图像替换。
图像太淡、不清。档案用淡蓝色墨水填写或用修正液涂改。找出档案,调整亮度参数后重扫并将原图像替换。由于亮度过高造成图像杂点,要对影响影像档案内容的杂点进行清除。
5.3 验收要求和验收标准
1、我司自检
建立档案整理质量监督控制机制,以自检为主,复核抽查为辅的方式,重点检查验收档号的配置、页码编写以及目录信息的准确性。
1、自检比率为100%,复核抽查比率不低于5%。
2、档案立卷环节完成后,安排立卷质检岗位员工,检查档案分卷排序是否正确,对分卷错误或排序错误的案卷,及时进行登记,退回重新处理。
3、检查案卷标题正确,若存在案卷标题不能反映案卷内容、时间换算错误或不够准确、语法错误或文句不通等情况,均标记为错误,退回重新处理。
4、卷内秩序固定环节完成后,安排卷内秩序固定质检岗位员工检查编页是否正确,是否存在漏、重、跳号等错误、是否存在位置错误、书写页码是否存在过大或过小,字迹难以辨认的情况,若存在,则标记为错误,退回重新处理。
5、检查是否存在重份档案未在备考表或目录中表明,严重破损、霉变等需裱糊案卷未表明,金属等非档案物未去除等情况,若存在则退回重新处理。
6、档案整理完毕,需检查档案包装是否正确,是否存在串卷、张冠李戴等情况,若存在则退回重新处理。
7、按开福区档案馆的质量要求,检查备考表填写是否满足标准,是否存在书写字迹难以辨认的情况,若存在,则退回重新处理。
8、按开福区档案馆的质量要求,检查目录条目著录是否准确,保证著录正确率为100%。
9、完成一批档案整理后,再次进行抽检复核,以保证档案整理质量满足开福区档案馆的质量要求。质检达到开福区档案馆要求的,方可提交开福区档案馆质检验收。
2、用户方质检验收
质检验收由开福区档案馆质检人员操作,按照整理加工合同所规定的质量标准,对整理完成的成品进行抽检,抽检比率不低于5%,差错率超过质量标准的退回返工。
质检验收的具体流程图,如下所示:
下载
说明如下:
1、开福区档案馆质检人员对档案整理成品进行抽检,抽检比率不得低于5%,确定档案质检的范围。
2、对抽检范围内,档案整理的质量进行检查,将差错率超过质量标准的退回返工,我司档案整理人员及时将原整理过程中出现的差错进行修改,并进行回溯、自查。
3、对出现的较为严重的类型性差错,我司项目加工组将出具相应的书面情况说明,以备存档。
4、对抽检范围内,档案著录的质量进行检查,将差错率超过质量标准的退回返工,我司档案著录人员及时将原著录过程中出现的差错进行修改,并进行回溯、自查。
5、抽检合格后,质检验收完成。
6、经开福区档案馆质检合格的档案存入待还成品档案架柜,由甲、乙双方共同加贴封条。
3、图像质检流程
按档案扫描的质量要求对扫描生成的图像文件逐页进行检查,发现漏扫的要及时补扫,并按原档案次序将图像插入原位,对不符合质量要求的图像,要重新扫描后进行替换。
图像质检的工作流程,如下图所示:
下载
说明如下:
1.质检人员打开“数字化加工管理软件”,在任务步骤栏选择“图像质检”步骤。点击“任务获取”,在任务列表中按年份先后选取一条待处理任务,关闭任务列表。点击“刷新”按钮,双击任务记录,打开图片窗口。
2.质检人员确认任务列表中档号与封皮影像中档号一致,如不一致则登记《异常情况登记表——图像质检》,并报告值班主管,立即查明情况并处理。如果需要与档案原件核对,则填写《图像质检临时领卷单》,向周转库房管理员领取档案。
3.质检人员确认档号无误后,然后核对影像数量是否正确(需要一次性查明整卷情况,1张封皮+N张目录+最后页页码=本卷影像数)。
4.质检人员逐页翻看检查影像,右键点击卷内目录检查影像与条目对应情况,如果发现问题,则登记在《异常情况登记表——图像质检》中。
5.抽检完成后,如果质量合格填写《质量抽检验收单》,并填写《纸质档案扫描工作流程单》。
3、1图像质检要点
在图像质检过程中,我们将以开福区档案馆的验收标准为准则,所以特别注意以下几点:
1.检查封面、案卷目录、总页数中的总页数是否相等。若不相等,则应记录在案,并将缺失的页数重新扫描。
2.检查每页图像的页码是否存在,没有漏失、不清晰、页码错误。若有漏扫、不清晰、没有页码或页码错误,则记录在案,进行相应处理。
3.检查扫描图像是否清晰,若原件模糊,则在图像下边正中打上“原件模糊”字样。若原件清晰,扫描不清晰,则记录在案,并重新扫描清晰件。
4.图像是否过大,若有超过的,则是扫描格式不正确,应进行转换,并记录在案。
5.去掉每页图像的黑边,杂点,使图像清晰,图像若歪斜,则进行纠偏处理。对不超过A4纸的图像,处理时应尽量按A4纸大小处理,不能按它们本身大小剪切。
6.在质检过程中发现其他问题,应立即报告值班主管。质检达到验收质量标准的,才能递交申请验收。
对扫描后的图像进行质检,以便保证扫描的质量,出现问题要及时处理。常见问题及处理情况如下:
l图像有杂点。档案有污染。找出档案,观察污染情况,可清除的污染物,进行清除;对档案涂改造成的字迹不清,决不可进行处理,按原档案扫描并做好记录。
l条码部分图像不清。条码印制质量不好。找出档案,调整亮度参数后重扫。对亮度过高造成的扫描后图像杂点进行处理,但决不可改变任何原有笔迹。对难以修正的档案,应立即报告开福区档案馆现场负责人处理并做好记录。
l图像有横向黑线。感光阵列有脏物。打开扫描仪,用酒精棉擦净,然后用风球吹干。将有黑线的图像删除,按最后一个图像的编号,找到后一张档案继续扫描。每扫一千张左右对扫描仪进行一次清洁。
l图像标题反向。档案放置反向。将反向档案找出,重扫并将原图像替换。
l图像部份内容反向。答题者写反。将档案找出,报告开福区档案馆现场负责人处理并做好记录。
l图像角部、黑边、档案折角(边)。若影响档案内容,找出档案整理折角后重扫;若不影响档案内容,则用擦涂工具进行清除。档案缺角(边)。若影响档案内容,找出档案报告开福区档案馆现场负责人处理并做好记录;若不影响档案内容,则用擦涂工具进行清除。
l图像中央有竖向黑线。进纸不正,注意夹紧进纸器档板。将黑线用擦涂工具进行清除。
l图像重影。将重影档案及后一张档案一并找出重扫,并将原图像替换。
l图像太淡、不清。档案用淡蓝色墨水填写或用修正液涂改。找出档案,调整亮度参数后重扫并将原图像替换。由于亮度过高造成图像杂点,要对影响影像档案内容的杂点进行清除。
4、装订还原
档案装订还原的工作流程,如下图所示:
下载
说明如下:
1.档案还原人员从周转库房领取已加工完毕的档案。
2.将案卷内文件整理整齐,标准是优先左边、底边对齐,然后是右边对齐。按以下要求装订案卷:
(1)遵循尽可能保持档案原貌的原则,对扫描后的档案进行装订。
(2)档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行,不可更换装订的位置(如:改右装订为左装订)。
(3)对于装订时某些页面必须进行折叠的情况,应以尽可能地减少折痕数为原则,能不折叠就尽量不折叠。
(4)档案装订必须采用专业装订线进行装订,不可使用金属装订物;如原始档案中发现金属装订物,应予以剔除。
(5)档案装订,应遵循“两对齐”要求,即装订线一侧边缘对齐,档案内页下边缘对齐。
(6)档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订,尽量不要新打孔装订,力求保护原件。
(7)恢复装订时,要保持档案的排列顺序不变,不得漏页、错页,不压字,装订牢固、不掉页,做到安全、准确、无遗漏。
3.在还原过程中,如果发生问题,登记《异常情况登记表——装订还原》。
4.填写《纸质档案扫描工作流程单》。
4、1装订还原要点
在档案还原过程中,我们将特别注意以下几点:
1.认真检查档案的全宗、数量是否正确,检查档案的排序是否正确;对有错误的地方及时纠正,不能处理的报告值班主管或者开福区档案馆现场负责人;对检查无误的案卷整理整齐,按照原有顺序放入档案盒;
2.对于档案加工过程中套上的塑料封套等要进行拆除;
3.装订时要确保每页都装订成功,不可出现掉页现象;
4.必须保证档案内容与档案载体的安全,档案不得丢失、泄密、损坏;
5.我司对档案实体进行自检时,应逐卷清点,按数量、状况、与顺序等进行检查,保证档案原始材料100%不缺失。如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报开福区档案馆负责人进行处理,并追究相关人员法律责任;顺序错误、卷间文件颠倒等情况,必须重新进行处理。
6.我司在归还实体档案时提供扫描加工工作流程情况说明,并随同实体档案一起交接。
5、数据验收
数据验收是针对本项目的加工成果进行验收工作,按中华人民共和国现行技术标准和合同规定的验收评定标准等规范验收,我司负责整个项目的质量检查,保证档案成果的完整性、正确性、规范性,满足应用要求。
当我司自检合格后,相关加工成果递交开福区档案馆验收,将聘请熟悉开福区档案馆工作情况的单位负责质量检查、监督。
项目验收包括我司自检、开福区档案馆审核验收和验收登记三道程序,说明如下:
(1)数据自检
1.以抽检的方式检查,抽检对象包括目录数据库、图像文件、数据挂接以及档案实体的总体质量。
2.抽检的比率不低于20%。
3.目录数据与扫描件挂接错误,或目录数据、扫描件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时,抽检标记为“不合格”。
4.数字化转换质量自检的合格率达到100%以上。
5.合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%。
6.自检指标:目录数据库与图像文件挂接错误,或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时,抽检标记为“不合格”,填写好《异常情况登记表——数据验收》,并回退给相关工序的操作人员进行整改。
7.抽检待移交的实体档案,确保档案完好无损、案卷质量达到档案整理和装订要求。
8.完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。
(2)开福区档案馆审核验收
1.我司自检合格后,递交开福区档案馆验收,以一个全宗结束为阶段进行审核验收。
2.数据验收以抽检方式进行,抽检比例不低于5%,要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到100%以上(含100%)予以验收通过,并填写《纸质档案数字化验收登记表》,做好验收记录。抽检合格率在99%以下,提交验收数据全部发回我司全面自检,直至达到验收要求。
3.档案实体验收必须逐卷清点,按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查,如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任;顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错,合格率达到100%予以验收通过。
6.甲乙双方的权利与义务
甲方的权利与义务:
1、甲方对乙方制定的实施计划进行监督,保证计划的顺利实施。2、甲方必须保证有一个工作人员协助档案的整理与归还以及数据的备份工作,保障实物档案的顺利领取与归还工作。3、甲方提供工作场地以及必要的业务指导,保证电源以办公桌椅。
乙方的权利与义务:
1、乙方在合同签订五个工作日内,安排工作人员入场进行工作,并于2020年12月底完成本合同约定的全部标的。2、乙方按照与甲方协制订可行的工作计划,并进行实际工作部署,以保证最佳的工作效率。3、乙方应按照甲方的要求办理好相应的接、还卷手续,并在交接手续单上签字确认。
7.违约责任
1、因乙方对本项目加工的实物档案及数据造成泄露、丢失、损坏的,乙方应当承担赔偿责任;同时乙方不得以任何方式把本次加工的数据信息做其他用途,由此给甲方造成的损失全部由乙方进行赔偿。2、甲方不得以任何方式将本合同的价格及投标书上的工艺透露给第三方,否则由此造成的损失由甲方承担。3、乙方严重违反本合同约定方式操作的,甲方有权解除合同,不支付项目款,乙方自行承担损失。
8.解决争议的方法
首先通过双方协商解决,协商解决不成,则通过以下途径之一解决纠纷:
向人民法院提起诉讼
9.组成合同的文件
合同由以下文件构成,如下述文件之间有任何抵触、矛盾或歧义,应按以下顺序解释:
(1)在采购或合同履行过程中乙方作出的承诺以及双方协商达成的变更或补充协议
(2)中标或成交通知书
(3) 响应文件
(4)政府采购合同格式条款及其附件
(5)专用合同条款(如果有)
(6)通用合同条款(如果有)
(7)标准、规范及有关技术文件,图纸,已标价工程量清单或预算书(如果有)
(8)其他合同文件。
10.合同生效
本合同自 双方签字盖章后 生效
11.其他条款



注:政府采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。
政府采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的,双方当事人应当变更、中止或者终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任,双方都有过错的,各自承担相应的责任。
甲方(公章): 中国长沙市政府招标采购人(甲方)盖章处 乙方(公章): 中国长沙市政府招标供应商(乙方)盖章处
地址: 开福区政府机关大院二办南305 地址: 四方坪街道双拥路9号万富汇大厦18023号房
法定代理人: 罗海嵩 法定代理人: 徐冬
委托代理人: 袁奕 委托代理人: 徐乐明
电话: 0731-84558142拨打 电话: 13357319599拨打
传真: 0731-84558142 传真: 0731-84360678拨打

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